Automatización estratégica: cómo transformar tus procesos con método, visión y Bitrix24

Hoy más que nunca, automatizar procesos es una palanca clave para cualquier empresa que quiera:

• Escalar sin perder el control.

• Eliminar tareas repetitivas.

• Garantizar trazabilidad.

• Mejorar la experiencia de cliente y de equipo.

• Reducir errores y tiempos muertos.

Automatizar sin estrategia es como construir sin planos. Pero cuando lo haces bien, con un diagnóstico claro, procesos bien diseñados y tecnología como Bitrix24, el resultado es más eficiencia, menos errores, mejor experiencia para tus clientes y más tiempo para lo importante.

Antes de automatizar cualquier flujo de trabajo es fundamental:

• Mapear cómo se trabaja actualmente (AS IS).

• Rediseñar cómo debería funcionar ese proceso (TO BE).

• Ejecutar ese rediseño usando tecnología (TO DO).

Cuando seguimos este enfoque, no solo digitalizamos tareas: transformamos el modelo operativo. Lo que antes era un cúmulo de tareas manuales, hoy es un sistema integrado, ágil y conectado.

• Las reglas de automatización simplifican las interacciones con los clientes y automatizan tareas rutinarias. Cuando un elemento de CRM llega a una etapa específica, las reglas de automatización realizan ciertas acciones, como enviar correos electrónicos, mensajes SMS, generar documentos, entre otras.

• Los disparadores rastrean las acciones de los clientes y los cambios en CRM, como clics en enlaces de correos, llamadas entrantes, pagos de facturas, etc. Cuando ocurre la acción especificada, el disparador mueve el elemento de CRM a otra etapa.

• Las constantes son valores que no cambian o cambian con poca frecuencia. Puede ser una tasa impositiva, una fecha específica, el rol de un empleado, etc. Por ejemplo, puedes crear una constante de "Contador principal" y asignar este rol a un empleado específico.

• Las variables son valores que pueden cambiar durante el proceso de trabajo. Por ejemplo, una variable podría ser el premio que reciben los gerentes. Dependiendo del monto de la negociación, los gerentes recibirán diferentes premios. La regla de automatización "Modificar elemento" calculará automáticamente la comisión usando los valores de las variables.

• SPA vinculados al CRM: Estos procesos están directamente relacionados con la gestión comercial y la atención al cliente. Permiten diseñar embudos de ventas o seguimiento de clientes con campos personalizados, etapas específicas, y conexión directa con las tareas, calendarios y permisos de acceso dentro del CRM. Por ejemplo:

  • Seguimiento de leads o prospectos con información detallada.

  • Gestión de contratos, facturas o reclamaciones con flujos propios.

  • Control de comisiones o acuerdos comerciales.

Al estar integrados con el CRM, estos SPA permiten que la información se actualice automáticamente según las interacciones comerciales, facilitando la automatización y el análisis en tiempo real de las ventas y relaciones con los clientes.

• SPA no vinculados al CRM: Estos procesos inteligentes se utilizan para gestionar áreas o flujos que no están relacionados directamente con clientes o ventas, pero que también requieren organización y seguimiento eficiente. Ejemplos comunes incluyen:

  • Procesos administrativos internos como gestión de recursos humanos, aprobación de permisos o seguimiento de incidencias.

  • Gestión de proyectos o tareas específicas con flujos personalizados.

  • Control documental, seguimiento de auditorías o procesos de calidad.

Estos SPA no dependen del CRM pero se benefician de la misma flexibilidad: campos personalizados, etapas definidas, permisos de acceso y vinculación con calendarios y tareas, ayudando a centralizar y optimizar la gestión de diferentes áreas de la empresa.

Por ejemplo, en un entorno comercial, un flujo de trabajo puede automatizar la conciliación de facturas, asegurando que cada pago recibido se registre correctamente y se vincule con la orden correspondiente. También puede enviar notificaciones automáticas a los clientes para informarles del estado de sus pedidos, mejorando la experiencia del usuario sin intervención manual.

Además, los workflows pueden crear tareas automáticamente para diferentes empleados según el avance de un proceso, asignar responsables y fijar plazos, garantizando que cada fase se cumpla sin retrasos. Esta estructura ordenada mejora la comunicación interna, reduce la carga administrativa y optimiza la gestión de ventas y proyectos.

A diferencia de los flujos de trabajo tradicionales, que suelen estar basados en reglas y condiciones definidas por el usuario, el RPA es más flexible y sencillo de implementar. No requiere cambios en los sistemas existentes ni integraciones complejas, ya que puede interactuar con las interfaces de usuario tal como lo haría una persona.

El RPA es ideal para automatizar procesos internos que implican movimientos de datos entre aplicaciones, validaciones, actualizaciones y reportes. Se posiciona como una solución intermedia entre las reglas básicas de automatización —que ejecutan acciones puntuales— y los flujos de trabajo complejos que coordinan múltiples tareas y decisiones.

Su uso reduce el margen de error, acelera los tiempos y libera a los equipos de tareas repetitivas, permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor estratégico.

Entre sus funcionalidades destacan:

• Tareas recurrentes: Programar la repetición automática de tareas periódicas, como reportes mensuales o revisiones semanales, para asegurar que nunca se olviden.

• Plantillas de procesos: Crear modelos predefinidos de tareas que se pueden reutilizar para proyectos o actividades similares, acelerando la puesta en marcha y manteniendo la coherencia.

• Dependencias entre tareas: Establecer relaciones entre tareas donde una no puede comenzar hasta que otra se complete, garantizando un flujo lógico y coordinado.

• Asignación automática: Distribuir tareas de forma automática a personas o equipos según criterios como el rol, la disponibilidad o el orden de ejecución, evitando cuellos de botella.

• Seguimiento y análisis: Monitorizar el progreso y cumplimiento de las tareas, obteniendo métricas e informes para evaluar el rendimiento del equipo y detectar posibles desviaciones.

• Scrum boards, planificación de sprints, backlog y tareas por historia de usuario.

• Integración con chats, tareas colaborativas, reuniones y documentación.

• Automatización de tareas recurrentes por sprint.

• Seguimiento del rendimiento y carga de trabajo por miembro del equipo.

CoPilot está integrado en la rutina diaria. Por ejemplo, puede ayudarte en:

• formular una idea,

• resumir un texto largo,

• descifrar la grabación de la llamada de un cliente y completar los campos del CRM,

• establecer una tarea y crear una lista de verificación.